许多会议是定点召开的，如国家立法机构和政党、团体组织的代表大会在首都和机构驻地召开。单位的日常会议，大都在本地开。如果组织跨地区、全国性或国际性会议就有远址的问题。在这种情况下，选址要考虑以下因素：通过对比可以看出会议室管理系统更具有一定的优势，同时也拥有很大的性价比。
(1)政治因素。有些会议要出于政治上的考虑选择国家和城市。就国际会议来说，要考虑国际关系、政治制度、国家立场、军事主张等问题。就国内会议来说，要考虑政治影响及民族、宗教等问题，选址要和议题性质相关联。
(2)经济因素。要尽量利用现有条件、设备，同时也要考虑与会人员赴会条件，选择人员集中和旅程短的地点，降低会议开支。
3)环境因素。会议选址要考虑所在地的安定情况、优美程度和气候条件等因素。没有安定的社会环境，会议难以开好。优美的环境让与会者心情舒畅，有利于营造会议的良好气氛。舒适的气候条件，也具备同样的作用。如果炎热的夏天在火炉城市开会，隆冬季节在冰城：开会，会对与会者的健康产生不利影响，也会造成许多不便。另外，专业性会议咸应该选择富有特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。